Une fois toutes les données du système collectées (voir les conseils précieux de David Allen, méthode GTD, dans les deux articles précédents de la catégorie « Pratique »)
1) Le traitement des données de la boîte de collecte
- Jeter
- Actions prenant moins 2 min à faire tout de suite
- Déléguer ce qui peut l’être et noter dans « en attente »
- Classer les rappels des premières actions supérieures à 2 min dans ses listes
- Regrouper éventuellement les projets plus vastes
- Ne jamais remettre un élément dans la boîte d’entrée…Tous les éléments sont également importants, les gérer 1 par 1. Sauf si on a besoin de 2 min pour savoir quoi en faire, continuer. « Que puis-je faire pour pouvoir me décider ? »
On peut quant au papier prévoir de classer toutes les semaines, régulièrement, au fur et à mesure…
Pour un projet, quand on a exécuté une action, on peut noter la suivante dans la liste.
Pour communiquer avec un partenaire, un mél permet de garder une trace écrite, ce qui peut être intéressant, sauf si c’est mieux de voir la personne en face. Puis on peut noter ce qui est délégué dans une liste « en attente » avec la date.
Des dossiers permettant de classer les méls (dans l’idéal, la boîte de réception devrait être vidée) pourraient être:
- A faire
- en attente
- références (à lire/conserver)
- projets
- un jour peut-être
- corbeille!!
2) Les « bonnes » catégories de l’organisation
Il convient de trouver un système avec des catégories étanches et que ce système soit évolutif en fonction de nos besoins, de notre fonctionnement.
- Liste de projets
- Documents accompagnement projets
- Actions sur agenda
- Liste premières actions prenant plus de 2 minutes (On peut associer les premières actions au contexte/à une personne/à un outil avec des sous-catégories « ordinateur/net » « courses telle ville » « maison », « bureau », « Voir avec collègues » « Appels »: noter le numéro à côté sur la liste, « à lire », )
- En attente : pour pouvoir relancer la personne si besoin
- Documents de référence
- « Un jour peut-être »
Les catégories sont ainsi à la fois visuelles, physiques et psychologiques.
Prévoir comment se faire des rappels…
Personnellement, dans mon agenda circulant entre le travail et la maison (doublé d’un agenda en ligne couplé avec celui de mon mari), j’ai placé deux feuilles A4: l’une pour les listes concernant la famille/maison, l’autre pour le travail. Enfin, dans un autre agenda personnel où je note les choses nourrissant mon âme, il y a une troisième feuille intitulée « juste pour moi ». Ces temps là sont précieux…et permettent de se ressourcer pour gérer les autres domaines de la vie. Chaque semaine, je m’assure que j’ai fait un minimum de ces choses-là (sport, marche, lecture, écriture, contact amis, famille,etc…) qui assurent mon équilibre.
3) L’examen régulier pour garantir la bonne marche du système
Il faut ensuite revoir régulièrement les listes…plus ou moins souvent selon les engagements…(quotidiens ou projets à long terme sur les objectifs de carrière, famille, relations, santé, finances, créa…)
Revoir l’agenda/l’échéancier tous les jours, puis les listes d’actions.
Actualiser le système au fur et à mesure en rajoutant à chaque fois les nouvelles choses à faire. Il s’agit de regrouper les papiers éparpillés, de traiter les notes, les méls, et de remplir les listes/l’agenda. Il est bon d’avoir un outil qui circule à la maison et au travail pour y noter les idées même quand on n’est pas sur place.
L’examen hebdomadaire permet de ne pas se surcharger en sachant ce qu’on a à faire. Savoir qu’on ne fait pas les tâches… Repérer si tout est fait dans ce qui était prévu. On lit ce qui est inférieur à 2 min, et extrait les éléments activables. On regarde la suite dans l’agenda, la liste de projets, les premières actions, ce qui est en attente, les projets, « un jour peut-être », …cela peut prendre 1 ou 2h par semaine mais on gagne davantage de temps!
4) L’action : faire les bons choix
Quand tout cela est mis en place, alors l’intuition est libre de faire les bons choix (les choix du cœur).
En fonction de 4 critères: le contexte (lieu), la disponibilité, l’énergie, les priorités.
En fonction de 3 choix: exécuter les tâches prédéfinies, imprévues, ou définir le travail. Vérifier si l’imprévu est vraiment plus important que les tâches prévues, combien de temps cela prendra et si cela vaut le coup d’ajourner le reste, sinon, ne pas le faire (suivre son intuition !). Bref, savoir ce qu’on fait et ce qu’on ne fait pas.
On peut alors élever sa réflexion sur 6 paliers: (plan de vie, 3-5 ans, 1 à 2 ans, responsabilités courantes, projets en cours, actions en cours). Est-on en accord avec ses valeurs ? On peut partir du quotidien pour élever sa réflexion ou au contraire se demander comment concrétiser ses valeurs et envies dans la vie…même si généralement, il vaut mieux aller de bas en haut. D’abord maîtriser les réalités concrètes avant de s’élever aux autres niveaux. Tout cela peut orienter les nouvelles démarches professionnelles ou personnelles.
Pour chaque palier, on peut repérer les questions non résolues, les tâches non achevées, les engagements actuels, clarifier ses priorités à tous ces niveaux.
Ainsi après avoir vérifié que les listes de premières actions et de projets sont à jour, on peut se demander quels rôles nous assumons dans la vie et mener notre barque avec davantage d’assurance et de facilité (ex : famille, couple, maison, relations amicales, finances, croissance perso/spiritualité, évolution professionnelle, santé, créativité…L’un d’entre eux peut être en sommeil, attention !)
En bref, GTD est un outil qui permet de mieux profiter de la vie, d’avoir du temps et d’alléger sa charge mentale, de réfléchir à son sens, à ses valeurs, à ce que l’on veut réellement pour sa vie…ce qui est plus qu’on pourrait attendre d’un outil d’organisation…et qui n’a pas de prix.
Pour approfondir tout cela et trouver de nombreuses autres informations sur cette méthode, je vous encourage à vous procurer le livre de David Allen.
Mélusine Astrologie 