Après 17 ans de vie professionnelle dans un métier bruyant, stimulant nerveusement et énergivore…et une vie familiale en parallèle avec deux enfants…j’ai senti que le rythme que je tenais jusque-là dans ma vie (enchaîner les choses devant être faites sans m’autoriser à prendre une pause, ou alors trop rarement…) ne passait plus auprès de mon corps qui m’a fait comprendre par la fatigue et la sensation de ne plus avoir l’énergie pour tout faire que…j’étais plus vieille à présent 🙂  et qu’il faudrait peut-être un peu lever le pied.

J’ai décidé alors de pallier mon manque d’énergie par une organisation encore plus béton (en effet, j’étais spontanément assez organisée). J’ai donc acheté et lu le livre suivant :

S’organiser pour réussir Getting Things Done, la méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress de David Allen

…et ai adapté cette « méthode » à mon rythme de vie (prévoir un ou deux jours pour la mise en place maison+ travail…mais que de temps et de détente gagnés pour la suite !). En quelques mots, je suis très contente de ses effets sur ma vie professionnelle et familiale (savoir à tout moment et avoir sous les yeux tout ce qu’on a à faire, y trouver facilement ce qui doit être fait à un moment donné et décider de ne pas faire le reste et donc AUGMENTER LE TEMPS LIBRE, disponible pour faire des choses qui nous plaisent et nous nourrissent…et faire des pauses sans culpabiliser…).

Je vais donc partager avec cette méthode et son application dans ma vie en quatre articles.

• Celui-ci sur les principes généraux : 5 étapes pour maîtriser le flux de travail et diriger votre vie ou l’art de bien faire les choses.
• Les préparatifs matériels et temporels
• La collecte des « choses à faire »
• Le fonctionnement du système GTD et la manière dont je me le suis approprié.

Après cette petite intro, revenons au thème de ce premier article : quelles sont donc ces cinq étapes ?

1) La collecte de toutes les choses à faire (engagements envers soi et les autres) dans des boîtes, dont le nombre doit être minimal (courrier, corbeilles pour supports papier, supports électroniques, téléphones, méls,…) Les regrouper et les vider régulièrement. Avoir un support pour noter ses idées à tout moment (à la maison, au travail,…)

Les choses seront ainsi à l’extérieur de notre cerveau, (projets petits/grands, perso/pro, urgent ou non), dans un système dont on vérifiera régulièrement le contenu pour qu’il soit fiable et permettant de se vider l’esprit et la mémoire à court terme.

Cela nous permet aussi de clarifier nos engagements et de décider ce qu’on veut faire pour les tenir.

2)Le traitement de chacune de ces choses: Une action est-elle nécessaire ?

NON : jeter/noter dans une liste « un jour peut-être » ou ranger dans un dossier de référence « à conserver en cas de besoin »

OUI : quelle est la PREMIERE ACTION à faire ?? Transformer toutes les affaires en suspens en premières actions permet non seulement d’être beaucoup plus efficace et rapide (en scindant un projet en plusieurs étapes, les choses se font ensuite « toutes seules ») mais aussi d’y voir plus clair.

-moins de 2 minutes : le faire tout de suite (cela demandera plus de temps pour y revenir…)

–plus de 2 minutes : la déléguer à la personne la mieux placée pour la faire (ce n’est pas forcément vous 🙂 ) ou la reporter en la notant sur une liste (organisation des listes développées par la suite dans cette présentation). Si c’est un projet : la noter sur une liste des projets en se demandant quel objectif on veut atteindre et en notant la première action à poser pour cela.

3)  L’organisation : Il convient d’inventer une forme d’aides-mémoire faciles à revoir (sur papier, téléphone ou ordi).

– Une liste des projets (lignes d’arrivée), devant être revue régulièrement pour exécuter une à une les premières actions qui leur sont reliées jusqu’à ce que le projet soit clos.

– Une ou plusieurs listes des premières actions à faire dès que possible (modifiable au fil des jours et donc aux priorités changeantes, avec sous-rubriques de votre choix : « appels », « courses », au travail, etc.)

– Une liste « en attente » pour les actions déléguées à d’autres personnes (conjoint, collègue…) avec la date

– L’agenda, ou ne sera noté QUE ce qui doit être fait un jour précis (RDV/info à obtenir d’une personne vue ce jour-là…) et rien d’autre : sinon, on noie les choses incontournables sous des tonnes d’autres qui peuvent attendre : celles-ci doivent être consignées ailleurs que dans les grilles horaires de l’agenda au risque de devoir reporter sans cesse des listes d’une page à l’autre…

Il convient aussi de réfléchir aux « rappels », comment nous organiser (agenda ? smartphone ? listes à revoir ?) pour nous rappeler les choses à faire plus tard.

4) Pour les choses secondaires où il n’y a pas besoin d’agir : les jeter à la poubelle, ou les noter : dans un échéancier, sur une liste « un jour peut-être », ou ranger dans un classeur de référence : Il est très important de séparer les documents de référence des éléments « activables », où l’on doit faire quelque chose, pour rester efficace.

5) L’examen: récapituler ce qui reste à faire à chaque action terminée. Consulter 1) l’agenda tous les jours 2) listes de premières actions, en fonction des contextes (maison/ordi/tél/travail…) tous les jours  3) en attente 4) projets et « un jour peut-être » de manière hebdomadaire.

Il est intéressant de commencer à appliquer cette méthode en partant du bas, c’est-à-dire des éléments, des tâches qui entrent dans notre vie avant de réfléchir à des projets à plus long terme. Cette  « Gestion horizontale assure la cohérence de l’ensemble des activités perso et pro. Un bon système permet de diriger son attention vers l’un ou l’autre des éléments à gérer en une journée, et accéder instantanément à l’info requise. »

A certains moments, on peut choisir uniquement de recenser les données (listes de premières actions), à d’autres de traiter… en fonction du contexte (où est-on ?), de la disponibilité (temps qu’on a devant soi), du niveau d’énergie et des priorités… voir si une tâche imprévue est plus urgente que ce qui est prévu…au cas par cas…

« Les décisions, l’esprit allégé, deviennent intuitives et efficaces, l’esprit n’est plus préoccupé…On décide enfin de ce qu’on veut faire de son temps, de l’info, de son corps et de ses priorités. »

On pourra dans un second temps passer à une gestion verticale pour les projets : et construire ainsi un projet pour une seule démarche, situation ou personne : en passant en revue les idées, les détails, les priorités et plans pour résoudre la question. Cette gestion permet de clarifier des priorités ou besoins pour un projet.

La « Piste de décollage » concerne en effet les actions en cours, responsabilités courantes perso et pro, puis les projets en cours…avant de prendre de la hauteur et définir ses objectifs sur 1 à 2 ans, 3 à 5 ans, et plan de vie (orientant ainsi les choix pro et perso en fonction des valeurs, besoins, envies et contraintes matérielles.)

Après cette présentation générale, je préciserai dans les trois prochains articles plus concrètement comment on peut mettre en place ce système chez soi et au travail.