Suite à l’article publié dans l’onglet « pratique » et présentant les grands principes de la méthode d’organisation GTD de David Allen, voici une courte présentation des préparatifs matériels.

Concernant le temps nécessaire pour « lancer » ce fonctionnement global dans sa vie personnelle et professionnelle, il y a besoin plus ou moins de 2 jours pour mettre en place cette méthode : 6h pour la collecte et 8h pour le traitement de ces données collectées. Ensuite, ce sera plus bref et on gagne en qualité de vie et en temps libre, bien au-delà de ces deux jours.

Espace : Prévoir une aire de travail minimaliste, avec des systèmes identiques à aménager à la maison et au bureau. Une corbeille d’arrivée unique. Téléphone, ordinateur, corbeilles empilables, un classeur pour les dossiers courants et des étagères pour les documents de références. Une imprimante/scanner, et un appareil vidéo/photo.

Pour un poste de travail mobile : un porte-documents, un cartable/sac + les accessoires de bureau nécessaires, bref un système simple et compact pouvant être transporté facilement. Si c’est trop lourd, prévoir des roulettes 🙂

Un bon ouvrier a de bons outils…c’est tout simple, mais chercher un stylo à bille qui fonctionne ou courir après des agrafes n’est pas efficace…et avoir le matériel sous la main permet de gagner beaucoup de temps. On peut prévoir au moins 3 corbeilles à courrier, une ramette de papier, des blocs-notes, stylos et crayons, post-it, trombones, agrafeuses et agrafes, scotch, élastiques, étiqueteuse, chemises classement (classeurs), agenda (juste pour les actions à faire un jour donné, pas pour les listes), des poubelles (dont une pour recycler le papier!!).

Au cours du traitement des entrées présentes dans la corbeille d’entrée, de nombreuses tâches de moins de 2 min seront traitées tout de suite, une autre corbeille accueillera les documents à lire, une troisième les documents à classer, et le reste ira dans les listes de choses à faire. Mais les entrées viennent aussi du téléphone et des boîtes mél…1 min devrait suffire pour décider d’imprimer un mél (penser aux arbres!!) ou regarder un papier dans la corbeille arrivée et décider où le ranger s’il n’est pas activable.

Il y a également les documents numériques à gérer, clés usb, disque durs externes…pour le tri et les sauvegardes (très important!!).

Des classeurs permettent d’effectuer le classement des références générales où il n’y a pas besoin d’agir. Une fois par an, on peut prendre le temps d’épurer les dossiers en prévoyant une journée ménage. Deux techniques peuvent être privilégiées: dans le doute garder ou dans le doute jeter.

Il restera à décider quelle forme pourront prendre l’échéancier et les rappels (téléphone portable? ordinateur? papier? post-it?…) A chacun de faire ses choix.

J’ai personnellement acheté de petites tours de tiroirs en plastique pour avoir sous la main facilement le matériel dont j’ai besoin professionnellement et organisé mes boîtes méls, toujours en séparant les éléments activables ou non.

Le matériel est important dans le sens où, comme pour les enfants, avoir un beau stylo donne envie d’écrire…